16/07/2020
L'ACERMI s'est organisée pour assurer ses actions en période de Covid-19
Afin d'assurer la continuité de son métier de certificateur dans le contexte de la crise sanitaire liée au coronavirus et répondre aux demandes de ses clients, l'ACERMI a mis en place des audits documentaires « à distance ».
Rappelons que ces audits sont basés sur la vérification des différentes procédures, comptes rendus et enregistrements rédigés par le titulaire selon une liste de documents établie au préalable par les deux auditeurs du CSTB et du LNE. Des photos peuvent aussi être envoyées pour analyse.
Retour sur une organisation adaptée
Le 19 mars, suite à l'annonce du confinement et pour ne pas pénaliser les industriels, le CSTB et le LNE ont rédigé une procédure exceptionnelle et temporaire d'audit documentaire à distance.
Le 26 mars, les auditeurs ACERMI se sont réunis en visio conférence pour mettre en place l'audit documentaire à distance : présentation de la procédure de l'audit, des nouveaux plans et rapports d'audit.
Un déroulement structuré en 4 étapes
- L'auditeur contacte l'adhérent pour lui expliquer les modalités de réalisation de l'audit documentaire. Il lui confirme les dates, horaires de rendez-vous et fait un point sur les évolutions au sein de l'entreprise. Il approuve les documents reçus et lui demande les pièces complémentaires et/ou manquantes.
- L'auditeur analyse les documents reçus.
- Il organise un point d'avancement et lui réclame éventuellement des compléments d'information.
- Une réunion de clôture assure le bon déroulement de l'audit.
Objectif : garantir une production de qualité dans un contexte particulier
Cette initiative a permis de vérifier les caractéristiques certifiées des produits et de maintenir les certificats de tous les titulaires. Elle a également permis de suivre les directives gouvernementales pour ne pas arrêter la production dans le BTP. À ce jour, 41 audits documentaires ont déjà été réalisés.
« C'est une première et pour nous et pour l'ACERMI , deux audits jusqu'à présent avec deux auditeurs se sont bien passés. Un process qui n'a pas été compliqué à mettre en place, le premier audit permettant la connexion et la présentation des documents de part et d'autre. Si ce n'est la présence physique de l'auditeur pour les prélèvements, son déroulement est conforme à l'audit standard, il ne nous a pas pris plus de temps de préparation mais a nécessité pour nos équipes de modifier nos habitudes en interne. »
« Les deux audits se sont très bien passés. La liste de documents à fournir en avance étant assez exhaustive, elle a permis de bien couvrir le champ de l'audit. Comme pendant un audit « classique », les deux auditeurs sont restés ouverts à la discussion et le fait de programmer plusieurs réunions (deux pour la Pologne et trois pour la France) nous a donné l'occasion de prendre le temps de répondre aux questions des auditeurs. L'ACERMI a su se montrer réactive et à l'écoute. Par exemple, pour faciliter les process, nous avons demandé que l'audit pour la Pologne soit conduit par un auditeur connaissant le site, et cela a été accepté. La plupart des interlocuteurs habituels étaient disponibles, donc il n'y a pas eu de problème de communication. Aussi, pourquoi ne pas généraliser cette démarche ? Un audit par an en présentiel, et un audit sur le terrain. Economie de temps, de délacement… »
« Nous sommes très fiers d'avoir mis en œuvre cette initiative dans des délais aussi tendus, démonstration que l'ACERMI a su trouver des solutions pour s'adapter à une situation exceptionnelle, en développant de nouvelles compétences. »
